Konkurs Ofert nr 30/2024 „Realizacja usługi pełnienia funkcji i wykonywania zadań Inspektora Ochrony Danych”
KONKURS OFERT NR 30/2024
Katowice, 18.11.2024 r.
(miejscowość, data)
Haldex S.A.
Pl. Grunwaldzki 8/10
40-951 Katowice
ZAPYTANIE OFERTOWE
na realizację usługi pełnienia funkcji i wykonywania zadań Inspektora Ochrony Danych (IOD)
Haldex S.A. zaprasza do składania ofert cenowych na realizację usługi pełnienia funkcji i wykonywania zadań Inspektora Ochrony Danych zgodnie z art. 39 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 31 maja 2019 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań przez inspektora ochrony danych (Dz. U. 2019 poz. 1041).
- Termin składania oferty – 03.12.2024 r.
- Nazwa Zamawiającego – Haldex S.A., Pl. Grunwaldzki 8/10, 40-951 Katowice
- Miejsce i sposób składania ofert – Oferty należy składać osobiście lub listownie
(z dopiskiem Dział Korporacyjny, liczy się data dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego), w zamkniętej kopercie (na której należy umieścić nazwę oferenta, numer oraz temat konkursu ofert), w dni robocze w godzinach 7:00-14:00 w HALDEX S.A., pl. Grunwaldzki 8/10 w Katowicach w Dziale Korporacyjnym, pokój nr 542 w terminie do dnia 03.12.2024 r. do godz. 11.00. - Osoby do kontaktu w sprawie ogłoszenia –
- Jolanta Jamróz – tel. 797 334 164, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
- Anna Paradecka - tel. 797 334 192, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
- Kryteria oceny – 100 % cena netto.
- Wykluczenia – Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym
z nim osobowo lub kapitałowo. - Termin realizacji zamówienia/umowy od 01.01.2025 r. do 31.12.2025 r.
- Termin związania z ofertą – 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert.
- Warunki płatności – 30 dni od daty wpływu faktury VAT do siedziby Zamawiającego.
- Zakres zamówienia:
- informowanie Zamawiającego oraz pracowników Zamawiającego oraz inne osoby wykonujące prace na innej podstawie prawnej na rzecz Zamawiającego, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia (RODO) oraz innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie (merytoryczne wsparcie pracowników organizacji, wsparcie w przypadku wystąpienia naruszeń bezpieczeństwa danych osobowych, doradztwo);
- szkolenie cykliczne przeprowadzone dla pracowników w siedzibie Zamawiającego –min. 1 szkolenie rocznie;
- zapoznawanie nowo zatrudnianych pracowników z przepisami o ochronie danych osobowych (szkolenia stacjonarne lub szkolenia online);
- sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z RODO i innymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowywanie w tym zakresie sprawozdania dla Zamawiającego (w ramach przeprowadzanych audytów);
- monitorowanie przestrzegania przez Zamawiającego przepisów RODO, innych przepisów prawnych Unii lub państw członkowskich o ochronie danych osobowych, a także wdrożonych polityk z zakresu ochrony danych osobowych u Zamawiającego lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych;
- a także wdrożonych polityk z zakresu ochrony danych osobowych;
- reprezentacja Zamawiającego w przypadku kontroli z organu nadzorczego, w tym pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych (w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO);
- udzielanie na żądanie Zamawiającego zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO;
- przeprowadzanie planowanych audytów systemu ochrony danych osobowych (min. 2 audyty rocznie, w oparciu o przygotowane oraz przedstawione Zmawiającemu plany audytów) oraz audytów doraźnych, przeprowadzanych w sytuacji powzięcia przez Inspektora wiadomości o naruszeniu ochrony danych osobowych lub uzasadnionego podejrzenia wystąpienia takiego naruszenia, oraz przedkładanie Zamawiającemu pisemnego raportu z audytu w terminie:
− 30 dni od dnia dokonania audytu planowanego,
− 3 dni od dnia dokonania audytu doraźnego,
- tworzenie, opiniowanie i nadzór nad podpisywaniem umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
- rozpatrywanie zapytań i skarg osób fizycznych i innych podmiotów w związku z podejrzeniem o naruszenie ich praw w zakresie ochrony danych osobowych;
- aktualizacja istniejącej, a w razie potrzeby opracowanie nowej stosownej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym:
- systematyczna aktualizacja polityk z zakresu ochrony danych osobowych (m.in. Polityki Bezpieczeństwa Informacji, Instrukcji alarmowej w przypadku naruszenia bezpieczeństwa informacji, Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym),
- weryfikacja prawidłowości sposobów monitorowania bezpieczeństwa IT,
- analizy przyczyn naruszeń,
- zaleceń pokontrolnych,
- aktualizacja polityk i procedur lub / oraz opracowanie wytycznych dla pracowników na podstawie analizy zaistniałych naruszeń,
- rejestru czynności przetwarzania,
- rejestru kategorii czynności przetwarzania,
- Polityki ochrony danych,
- umów powierzenia,
- formularzy audytowych dla podmiotu przetwarzającego,
- upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
- zobowiązań dotyczących przetwarzania danych (dotyczy wykonywania czynności na polecenie administratora oraz zachowania danych w tajemnicy),
- zasad przetwarzania danych osobowych,
- klauzul informacyjnych,
- klauzul zgody na przetwarzanie danych osobowych,
- komunikatów dotyczących przetwarzania danych bez identyfikacji osoby,
- procedur usuwania danych wraz z wytycznymi dot. okresów przechowywania danych,
- procedur realizacji praw osób,
- procedur uwzględnienia ochrony danych w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych,
- procedur zgłoszenia naruszenia ochrony danych do organu nadzorczego i zawiadomienia osoby o naruszeniu,
- procedur oceny skutków dla ochrony danych,
- procedur uprzednich konsultacji z organem nadzorczym,
- systematyczna aktualizacja polityk z zakresu ochrony danych osobowych,
- weryfikacja prawidłowości sposobów monitorowania bezpieczeństwa IT,
- przygotowanie rozwiązań umożliwiających przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem w przypadku konkretnych potrzeb Zamawiającego, np. w sytuacji pracy zdalnej lub konieczności wykonywania badania alkomatem, testów na obecność narkotyków itp.
- Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
- Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych - oferta musi obejmować cały zakres zamówienia.
- Zamawiający nie będzie wymagać od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
- Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty, jak też uznania, że Konkurs nie dał rezultatu, bez podania przyczyn.
- Komisyjne otwarcie ofert nastąpi w dniu 03.12.2024 r. o godz. 11.30 w sali nr 518.
- Postępowanie prowadzone będzie zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień w Haldex S.A., dostępnym na stronie internetowej haldex.com.pl w dziale „Przetargi i Konkursy” oraz do wglądu w Biurze Zarządu w siedzibie Zamawiającego.
- Wymagania dodatkowe i warunki udziału w postępowaniu:
- uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności,
- wiedza i doświadczenie – Oferent musi wykazać się, że w okresie dwóch lat przed terminem składania ofert wykonał należycie przynajmniej jedną usługę w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia dla/na rzecz Spółek Akcyjnych, lub Spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, lub dla jednostek samorządu terytorialnego, jednostek wymiaru sprawiedliwości, jednostek oświatowych itp. Do oferty należy dołączyć referencje, z których wynika spełnienie niniejszego warunku. Jeżeli Oferent w ww. okresie realizował usługę dla Zamawiającego o tożsamym zakresie, to Oferent ten nie jest zobligowany do złożenia dokumentu referencji.
- Oferent musi wykazać się, że dysponuje osobami posiadającymi uprawnienia do wykonania zakresu zamówienia. Kopię dokumentów poświadczające spełnienie warunku należy dołączyć do oferty.
- Wykonawca - IOD będzie pełnił dyżury w siedzibie Zamawiającego (min. 1 x w miesiącu po 2 godz., w godzinach pracy Zamawiającego) oraz ma obowiązek stawić się na każdorazowe wezwanie Zamawiającego, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym.
- Dokumentami potwierdzającymi obecność Wykonawcy – IOD oraz wykonanie usługi będzie podpisany przez obie strony protokół.
- W pozostałym zakresie Wykonawca- IOD będzie dostępny w dni robocze, w godzinach pracy Zamawiającego pod wskazanym numerem telefonu i adresem e-mail.
- Czas reakcji na zgłoszenie ze strony Zamawiającego nie może przekroczy 24h. Jako zgłoszenie traktuje się wszystkie próby kontaktu z Wykonawcą poprzez dowolne ogólnodostępne środki komunikacji takie jak: telefon, e-mail.
- Miejsce wykonywania działalności (siedziba) IOD musi znajdować się w odległości nie większej niż 150 km od siedziby Zamawiającego.
- Na Wykonawcy ciąży obowiązek zachowania bezterminowo tajemnicy wszystkich informacji i materiałów udostępnionych przez Zleceniodawcę w trakcie realizacji umowy.
18. Oferta musi zawierać:
1. Nazwę Oferenta,
2. Adres Oferenta,
3. Numer telefonu oraz adres e-mail,
4. Datę sporządzenia,
5. Numer konkursu ofert,
6.Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczątkami imiennymi,
7.Datę ważności oferty,
8. Warunki płatności,
9. Dokumenty potwierdzające spełnienie warunku w zakresie wiedzy i doświadczenia oraz posiadanych uprawnień.
10. Załącznik nr 1 i nr 2 - oświadczenia – zgodne ze wzorem.
11. Dokumenty złożone wraz z ofertą należy złożyć w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem.