Konkurs Ofert nr 26/2024 „Realizacja obsługi prawnej spółki HALDEX S.A. w Katowicach”

KONKURS OFERT NR 26/2024

ZAPYTANIE OFERTOWE

na realizację obsługi prawnej spółki HALDEX S.A. w Katowicach

HALDEX S.A. zaprasza do składania ofert cenowych na realizację obsługi prawnej.
Termin składania ofert: do dnia 06.11.2024 r.

 

1. Nazwa zamawiającego: Haldex S.A., Pl. Grunwaldzki 8/10, 40-951 Katowice.
2. Miejsce i sposób składania ofert: Oferty należy składać osobiście lub listownie (z dopiskiem Biuro Zarządu, liczy się data dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego) w zamkniętej kopercie (na której należy umieścić nazwę Oferenta, numer oraz temat konkursu ofert) w dni robocze w godzinach 7:00-14:00 w HALDEX S.A., pl. Grunwaldzki 8/10 w Katowicach w Biurze Zarządu, pokój nr 542 w terminie do dnia 06.11.2024 r. do godz.11.00.
3. Oosoby do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

• Anna Paradecka, 797 334 192, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
• Anna Guzik, 32 786 95 41, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

4. Kryteria oceny: 100 % cena netto.
5. Wykluczenia: Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo.
6. Planowany termin realizacji zamówienia/umowy: od 15.11.2024 r. do 31.12.2025 r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozpoczęcia usługi w późniejszym terminie.
7. Planowana ilość godzin do obsługi prawnej (pracy merytorycznej): do 100 godzin miesięcznie, w tym:

• konieczność realizacji dyżuru w siedzibie Spółki w Katowicach raz w tygodniu (ok. 5 godzin pracy), w uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia ilości dyżurów w siedzibie Spółki do 3 dyżurów / tydzień. Ww. terminy będą uzgadniane z Zamawiającym wg. bieżących potrzeb Zamawiającego.
• potrzeba udzielania wsparcia prawnego do 8 godzin w dni powszednie drogą elektroniczną (spotkania zdalne, wiadomości elektroniczne) lub telefonicznie.

8. Termin związania z ofertą: 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert.
9. Warunki płatności: 30 dni od daty wpływu faktury VAT do siedziby Zamawiającego.
10. Zakres zamówienia:

        I. Zapewnienie zespołu do obsługi prawnej Spółki, składającego się z co najmniej czterech radców prawnych lub adwokatów posiadających doświadczenie zawodowe w zakresie:

• 1) reprezentacji spółek prawa handlowego w postępowaniach sądowych i administracyjnych,
• 2) sporządzanie opinii prawnych,
• 3) sporządzania projektów umów,
• 4) weryfikacji dokumentów pod kątem formalno-prawnym,
• 5) windykacji wierzytelności,
• 6) obsługi organów spółki prawa handlowego,
• 7) audytu prawnego (weryfikacja aktów wewnętrznych spółki)
• 8) wykonywanie kontroli, w tym kontroli właścicielskich, w aspektach prawnych,
• 9) udział w negocjacjach,
• 10) obsługi centrów usług wspólnych, w szczególności w zakresie usług prawnych (doświadczenie w umowach SLA),
• 11) obsługi z zakresu prawa geologicznego i górniczego,
• 12) obsługi z zakresu prawa ochrony środowiska,
• 13) obsługi w obszarze zamówień publicznych,
• 14) obsługi w obszarze ochrony danych osobowych,
• 15) obsługi w obszarze prawa pracy, w tym zbiorowego prawa pracy,
• 16) obsługa w zakresie zagadnień podatkowych (doradztwo podatkowe),
• 17) obsługa w zakresie prawa pracy.

 

       II. Świadczenie obsługi prawnej polegającej na realizacji czynności, w zakresie o którym mowa w pkt I ppkt 1) do 17), a w tym w szczególności:

• 1) występowanie przed sądami (powszechnymi i administracyjnymi) oraz organami administracji publicznej w charakterze pełnomocnika wraz ze sporządzaniem pism procesowych (w tym pozwów, odpowiedzi na pozew, sprzeciwów od nakazu zapłaty, apelacji, wniosków o wszczęcie postępowania, odwołań, skarg, itp.);
• 2) wydawanie opinii prawnych i innych opracowań w sprawach działalności Spółki w terminie nieprzekraczającym 3 dni kalendarzowych od dnia złożenia wniosku o jej wydanie, a w przypadku spraw o wysokim stopniu złożoności w terminie odrębnie uzgodnionym z Zamawiającym, nie dłuższym jednak niż 7 dni kalendarzowych,
• 3) opracowywanie lub opiniowanie projektów umów i porozumień (a także zmian ich treści) oraz - jeżeli zajdzie taka potrzeba - negocjowaniu ich treści;
• 4) dochodzenie roszczeń na drodze sądowej i prowadzenie egzekucji wierzytelności cywilno-prawnych Zamawiającego według dyspozycji Zamawiającego,
• 5) wykonywaniu innych czynności, niż określone w pkt I i II ppkt 1) – 4), w przypadku zaistniej takiej potrzeby po stronie Zamawiającego, na zasadach ustalonych indywidualnie dla potrzeb danej sprawy. W takim wypadku, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy z odpowiednim zapytaniem wraz ze wskazaniem zakresu przedmiotowego zlecenia. W odpowiedzi na to, Wykonawca wskaże Zamawiającemu kwotę wynagrodzenia należnego za wykonanie  zlecenia.

11. Koszty dojazdu na dyżury prawne do siedziby HALDEX S.A. powinny zostać uwzględnione przez Oferenta na etapie składania oferty w oferowanej stawce. Zamawiający nie przewiduje dodatkowego wynagrodzenia w związku z ponoszeniem przez Wykonawcę kosztów z tytułu dojazdu do siedziby HALDEX S.A.
12. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
13. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych - oferta musi obejmować cały zakres zamówienia.
14. Zamawiający nie będzie wymagać od Wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
15. Zamawiający zastrzega prawo przeprowadzenia negocjacji uzupełniających z wybranymi Oferentami.
16. Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty, jak też uznania, że Konkurs nie dał rezultatu, bez podania przyczyn.
17. Zamawiającemu przysługuje prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie, bez prawa żądania jakichkolwiek odszkodowań / roszczeń ze strony Oferentów.
18. Komisyjne otwarcie ofert nastąpi w dniu 06.11.2024 r. o godz. 12.00 w sali nr 518.
19. Zamawiający informuje, że zawarcie umowy z wybranym w drodze niniejszego postępowania Wykonawcą może wymagać uzyskania zgody Rady Nadzorczej.
20. Postępowanie prowadzone będzie zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień w Haldex S.A., dostępnym na stronie internetowej haldex.com.pl w dziale „Przetargi i Konkursy” oraz do wglądu w Biurze Zarządu w siedzibie Zamawiającego.
21. Wymagania i warunki udziału w postępowaniu:

1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności – składając ofertę w postępowaniu należy złożyć zaświadczenia o wpisach na listę adwokatów lub radców prawnych celem wykazania lat doświadczenia zawodowego,

2) Wiedza i doświadczenie: Oferent musi wykazać, że:

a.   posiada zespół do obsługi prawnej, w skład którego wchodzi co najmniej czterech radców prawnych lub adwokatów, w tym:

• co najmniej dwie osoby posiadają min. 10-letnie doświadczenie w obsłudze prawnej spółek prawa handlowego,
• co najmniej jedna osoba posiada doświadczenie w negocjacjach na wszystkich etapach negocjacji, zakończonym zawarciem kontraktu w zakresie transakcji o wartości nie mniejszej niż 100 000 000 PLN,
• co najmniej jedna osoba posiada doświadczenie w prowadzeniu negocjacji ze związkami zawodowymi w zakresie zakładowych układów zbiorowych pracy,
• co najmniej jedna osoba posiada uprawnienia doradcy podatkowego
  z min. 10-letniem doświadczeniem w obsłudze podatkowej spółek prawa handlowego.

b. posiada aktualną polisę ubezpieczeniową OC z tytułu prowadzonej przez Oferenta działalności gospodarczej obejmującej między innymi świadczenie usług stanowiących przedmiot niniejszego postępowania, na kwotę nie mniejszą niż 10 000 000,00 PLN,

3) W celu wykazania spełnienia warunków opisanych w ppkt 2) lit. a) składając ofertę w postępowaniu należy złożyć stosowne oświadczenie. Na wezwanie Zamawiającego, Oferent przedstawi dokumenty poświadczające spełnienie warunków, o których mowa w niniejszym punkcie.

4) Na wezwanie Zamawiającego Oferent przedstawi stosowne referencje.

5) Zamawiający zastrzega, aby w celu wypełniania obowiązków objętych zamówieniem wykonywanie obsługi prawnej odbywało się w drodze osobistych konsultacji wyłącznie przez osoby spełniające warunki określone w ppkt 2), wskazane w Wykazie osób, skierowanych do realizacji zamówienia. Przedmiotowy wykaz Wykonawca dostarczy Zamawiającemu przed przystąpieniem do realizacji umowy.

6) Dokumentami potwierdzającymi obecność Wykonawcy oraz wykonanie usługi w danym miesiącu kalendarzowym będzie podpisany przez obie strony protokół

7) Na Wykonawcy ciąży obowiązek zachowania bezterminowo tajemnicy wszystkich informacji i materiałów udostępnionych przez Zleceniodawcę w trakcie realizacji umowy.

22. Oferta musi zawierać:

•  1. Nazwę Oferenta.
•  2. Adres Oferenta.
•  3. Numer telefonu oraz adres e-mail.
•  4. Datę sporządzenia.
•  5. Numer konkursu ofert.
•  6. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczątkami imiennymi.
•  7. Okres ważności oferty.
•  8. Wynagrodzenie miesięczne Oferenta ze wskazaniem stawki godzinowej. Jednocześnie w ofercie należy podać propozycję wynagrodzenia ryczałtowego, w takim wypadku należy podać również wysokości wynagrodzenia za 1 godzinę wykonania usługi w przypadku świadczenia obsługi prawnej poza ustalonym limitem godzin (tj. 100 godz./miesiąc).
• 9. Podana cena powinna zawierać wszystkie składniki cenowe, oraz inne koszty ponoszone przez Wykonawcę celem prawidłowego wykonania zamówienia.
• 10. Warunki płatności.
• 11. Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków w zakresie wiedzy i doświadczenia oraz posiadanych uprawnień – oświadczenie.
• 12. Potwierdzenie zapoznania się z klauzulą informacyjną RODO.