Konkurs Ofert nr 24/2023 Pytania i odpowiedzi 01.12.2023 r.

Zamawiający udziela odpowiedzi na zapytania Oferentów do Konkursu Ofert nr 24/2023, które wpłynęły dnia 28.11.2023 r. o treści jak niżej:

Pytanie nr 1: Ilość lokalizacji (adres, adresy, które trzeba odwiedzać pod kątem fizycznego audytu, zapoznania się z organizacją).

Odpowiedź Zamawiającego: W celu zapoznania się z organizacją i przeprowadzenia fizycznego audytu należy odwiedzać 5 lokalizacji Zamawiającego:

pl. Grunwaldzki 8/10, 40-951 Katowice -Siedziba Główna Zamawiającego,
ul. Makoszowska 6, 41-800 Zabrze – zakład Zamawiającego,
ul. Cmentarna 15, 41-404 Mysłowice – zakład Zamawiającego,
ul. Targowa 1, 44-194 Knurów – zakład Zamawiającego,
ul. Kościuszki 200, 43-190 Mikołów – zakład Zamawiającego.

Pytanie nr 2: Ilość wszystkich pracowników organizacji.

Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający zatrudnia ok. 450 osób.

Pytanie nr 3: Ilość pracowników przetwarzających dane osobowe (lub posiadających upoważnienia)

Odpowiedź Zamawiającego: Ilość pracowników posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wynosi ok. 190.

Pytanie nr 4: Ilość komputerów (również przenośnych)

Odpowiedź Zamawiającego: Pracownicy Zamawiającego użytkują ponad 100 komputerów.

Pytanie nr 5: Ilość procesów przetwarzania danych osobowych zawartych w rejestrze czynności przetwarzania (np. rekrutacja, obsługa klienta etc.)

Odpowiedź Zamawiającego: Ilość procesów wynosi ok. 13.

Pytanie nr 6: Ilość komórek organizacyjnych różniących się zadaniami (np. Wydział kadr, Wydział IT, etc.)

Odpowiedź Zamawiającego: Ilość komórek organizacyjnych w strukturach Zamawiającego różniących się zadaniami wynosi ok. 24 komórki.

Pytanie nr 7: Ilość systemów informatycznych przetwarzających dane osobowe (np. "Płatnik" etc.): Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający korzysta z dwóch tego rodzaju systemów informatycznych.

Pytanie nr 8: Czy mają Państwo aktualnie powołanego IOD? Czy jest to firma zewnętrzna (jaka)? Odpowiedź Zamawiającego: Tak, Zamawiający aktualnie ma powołanego IOD i jest to firma zewnętrzna.

Pytanie nr 9: Czy mają Państwo funkcjonującą dokumentację polityki bezpieczeństwa informacji (instrukcja zarządzania systemami informatycznymi, rejestr czynności przetwarzania oraz kategorii przetwarzania, polityka ochrony danych osobowych, polityka zarządzania ryzykiem, opracowane klauzule informacyjne, wzory umów, formularzy, czy wszelkie inne dokumenty, które wymieniają Państwo w zapytaniu)? Czy wymaga ona na dzień dzisiejszy aktualizacji lub opracowania jakichś dokumentów od podstaw?

Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający posiada wymienioną dokumentacje, która wymaga aktualizacji. Zamawiający nie wyklucza konieczności opracowania niektórych z wymienionych dokumentów od podstaw.

Pytanie nr 10: Jakim budżetem rocznym/miesięcznym (brutto) Państwo dysponują na realizację obsługi IOD na 2024 r.?

Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający nie jest zobligowany do podania takiej informacji i nie przewiduje takiej możliwości.

Pytanie nr 11: Jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć kwotę na realizację usługi”

Odpowiedź Zamawiającego: Jak w odp. do pytania nr 10.

Pytanie nr 12: Jaki budżet roczny/miesięczny (brutto) jest przeznaczany aktualnie na obsługę IOD jeśli obsługuje Państwa firma zewnętrzna?

Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający nie jest zobligowany do podania takiej informacji i nie przewiduje takiej możliwości.

Pytanie nr 13: Jaką kwotę Zamawiający przeznaczył na realizacje usługi w 2023 r.

Odpowiedź Zamawiającego: Jak w odp. do pytania nr 12.

Pytanie nr 14: Czy wymóg wizyt 1 raz w miesiącu na 2 godz. można zamienić np. na opcję 1 wizyty na 2 miesiące na 6-8 godz. (jeden dzień)? Oczywiście obsługa zdalna mail, telefon na bieżąco. Odpowiedź Zamawiającego: Ze względu na fakt, że dla Zamawiającego istotny jest bezpośredni, osobisty kontakt z Wykonawcą w każdym miesiącu realizacji usługi, Zamawiający nie przewiduje możliwości zmiany przywołanego wymogu.

Pytanie nr 15: Czy Zamawiający dopuszcza składanie ofert za pośrednictwem emaila, np. w formie zaszyfrowanych dokumentów?

Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający określił sposób składania ofert w treści zapytania pkt 1 i tylko taki sposób złożenia ofert dopuszcza.

Pytanie nr 16: Czy zezwolą Państwo na udział w postępowaniu podmiotu mającego siedzibę we Wrocławiu, czyli oddaloną od Państwa o 194 km. W zapytaniu jest zapis: Miejsce wykonywania działalności (siedziba) IOD musi znajdować się w odległości nie większej niż 150 km od siedziby Zamawiającego.

Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany wskazanego wymogu. Oferta złożona przez Oferenta mającego siedzibę w odległości większej niż 150 km od siedziby Zamawiającego nie będzie spełniać wymagań określonych przez Zamawiającego.